ขั้นตอนที่ 1 – กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์
กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจกำลังใช้รถขนส่งสินค้าให้บรรลุวัตถุประสงค์ของธุรกิจ เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าจะจัดส่งได้อย่างปลอดภัย ลดต้นทุนเชื้อเพลิง รักษาความปลอดภัยของพนักงานขับรถ เพิ่มประสิทธิภาพการขับขี่บนท้องถนน หรือ สามารถให้ประสบการณ์การส่งสินค้าที่เกินความคาดหวังของลูกค้า
หลังจากนั้น ตรวจสอบสถานะปัจจุบันของงานส่งสินค้าของธุรกิจคุณ ว่ามีอะไรที่ต้องปรับปรุง วิเคราะห์อุปสรรคปัจจุบันและคิดหาวิธีบางอย่างที่จะช่วยให้ได้ผลลัพธ์ในเชิงบวกและถาวร วัดปริมาณว่ารถส่งสินค้าของคุณกี่คันที่วิ่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือ จอดทิ้งไว้เฉยๆ ในลานจอดรถ หรือไม่ได้ใช้งานในขณะนี้ จากนั้น ลองคิดหาเป้าหมายและ KPI ที่เป็นโดยอิงจากผลลัพธ์เหล่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 – วิเคราะห์ปริมาณการใช้รถและสถานะรถส่งสินค้าปัจจุบัน
ตรวจสอบประเภทรถของรถส่งสินค้าปัจจุบันที่ใกล้จะหมดอายุการใช้งาน มีการบันทึกการบำรุงรักษา อัตราการใช้เชื้อเพลิง และประสิทธิภาพโดยรวมหรือไม่ ซึ่งจะช่วยวิเคราะห์คอขวดใดๆ ที่ขัดขวางไม่ให้รถส่งสินค้านั้นใช้ได้อย่างคุ้มทุนและมีประสิทธิภาพ และเพื่อให้ดียิ่งขึ้น ธุรกิจสามารถสร้างรายงานความคาดหวังเทียบกับความเป็นจริงได้ ซึ่งรายงานนี้ ธุรกิจสามารถตั้งค่าเกณฑ์มาตรฐาน โดยกำหนดว่าสิ่งต่างๆ ควรเป็นอย่างไร และเปรียบเทียบกับสถานะปัจจุบัน เป็นอย่างไรนอกจากนี้ ให้กำหนดมาตรการแก้ไขที่สามารถดำเนินการได้เพื่อแก้ไขช่องว่างดังกล่าว ระบุตัวชี้วัดหลักที่ธุรกิจจะวัดเพื่อกำหนดเกณฑ์มาตรฐานและกำหนดความสำเร็จ โดยทั่วไป KPI ของการจัดการรถส่งสินค้าเป็นดังนี้:
- ประหยัดเชื้อเพลิงได้มากขึ้น (โดยลดเส้นทางการส่งสินค้า แก้ไขรูปแบบการขับขี่ และส่งรถเข้ารับการบำรุงรักษาตรงเวลา)
- ลดรอบและต้นทุนการบำรุงรักษาและปรับปรุงระยะเวลาใช้งานของรถ (โดยกำหนดเวลาการเดินทางบำรุงรักษาที่เหมาะสม)
- ปรับปรุงพฤติกรรมและทักษะของคนขับ (โดยวัดรูปแบบและรับการแจ้งเตือนสำหรับเหตุการณ์การขับขี่เสี่ยงทุกครั้ง)
- ปรับปรุงการปฏิบัติ เพื่อป้องกันอุบัติเหตุ การเสียหาย และข้อผิดพลาดของคนขับ
การติดตาม KPI ทั้งหมดเหล่านี้จะช่วยให้ธุรกิจบริหารรถส่งสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตรงเวลา และเป็นไปตามกฎเกณฑ์ และลดค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 4- ประเมินความเสี่ยงและวางแผนแก้ไข
การดำเนินการกับรถส่งสินค้า โดยไม่มีความเสี่ยงนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย ซึ่งอาจจะคาดการณ์ไว้หรือไม่ก็ได้ แต่มีความเสี่ยงที่รถส่งสินค้าจะถูกขโมย หยุดชะงักกะทันหัน และชนกันจนเสียชีวิต ซึ่งเพิ่มค่าใช้จ่ายด้านประกันภัย ดังนั้น ธุรกิจควรทำความเข้าใจและจดบันทึกความเสี่ยงทุกประเภทและวางแผนแก้ไขไว้ล่วงหน้า
ขั้นตอนที่ 5 – วางแผนเส้นทางและตารางการเดินทางการส่งสินค้าที่เหมาะสมที่สุด
เตรียมโซลูชั่นการวางแผนเส้นทางที่เหมาะสมที่สุดเพื่อวางแผนกำหนดการเดินทางที่เหมาะสมสำหรับรถบรรทุกสินค้าของธุรกิจ พร้อมรายละเอียดการเดินทางแบบไปและกลับ ซึ่งแผนกส่งสินค้าหรือ แผนกโลจิสติกส์สามารถกำหนดเองได้ และเมื่อใช้ MoveMax ก็จะช่วยให้คุณกำหนดเส้นทางส่งสินค้าที่มีประสิทธิภาพสูงสุดและจำกัดระยะเวลาการแวะพักแต่ละครั้งได้ นอกจากนี้ ยังสามารถจัดลำดับจุดแวะพักตามความเร่งด่วนหรือลำดับความสำคัญของที่อยู่จัดส่งของลูกค้าได้อีกด้วย
การวางกลยุทธ์เกี่ยวกับแนวทางการจัดการเส้นทาง และการกำหนดเส้นทางที่ดีขึ้นสามารถช่วยลดการจัดส่งสินค้าล่าช้าได้ ในระยะยาว วิธีนี้จะช่วยลดการสิ้นเปลืองเชื้อเพลิง ช่วยให้รถส่งสินค้าสามารถจัดส่งตามกำหนดเวลาได้ และที่สำคัญที่สุดคือรักษาความไว้วางใจของลูกค้าไว้ได้
ขั้นตอนที่ 6 – บริหารจัดการการใช้เชื้อเพลิง
แผนการจัดการรถส่งสินค้าจะไม่สมบูรณ์หากไม่ได้ตรวจสอบและตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการเชื้อเพลิงและการวิเคราะห์ต้นทุนที่ดีกว่า ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน ให้มองหาแนวทางปฏิบัติบางอย่างเพื่ออธิบายว่าสามารถควบคุมต้นทุนเชื้อเพลิงได้อย่างไร และตรวจสอบรูปแบบ และความผันผวนของการใช้เชื้อเพลิงอย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอนที่ 7 – จัดทำตารางการบำรุงรักษารถและการตรวจสอบ
รถส่งสินค้าที่มีปัญหาและเสียระหว่างทางอาจทำให้ต้องเสียค่าซ่อมเพิ่มขึ้นได้ ควรวางแผนการบำรุงรักษารถล่วงหน้าโดยคำนึงถึงแนวทางปฏิบัติที่จะช่วยยืดอายุการใช้งานของรถและลดความเสี่ยงในการเสียได้ จำนวนรอบการบำรุงรักษารถยนต์ในแต่ละเดือนอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับขนาด ประเภท และความถี่ในการใช้งานรถบรรทุกส่งสินค้า
ขั้นตอนที่ 8 – ลงทุนในอุปกรณ์ติดตาม GPS และผสานรวมเข้ากับ ระบบบริหารจัดการงานส่งสินค้า (TMS)
การลงทุนในอุปกรณ์ติดตาม GPS หรือ ระบบบริหารจัดการงานส่งสินค้า (TMS) มีความสำคัญมาก นั้นสามารถถ่ายทอดข้อมูลเชิงลึกได้เป็นจำนวนมาก ดังนั้น ขณะที่ธุรกิจอยู่ในช่วงการวางกลยุทธ์ เพื่อตอบสนองความต้องการในการติดตามของคุณ ไม่ว่าจะเป็น GPS ยี่ห้อใด MoveMax ซึ่งเป็นระบบบริหารงานส่งสินค้าสามารถผสานรวมได้อย่างดี
ขั้นตอนที่ 9 – ลงทุนในโปรแกรมฝึกอบรมผู้ขับขี่รถส่งสินค้า
ควรมีการฝึกอบรมผู้ขับขี่เกี่ยวกับเทคนิคการขับขี่ที่ปลอดภัยและการขับขี่แบบประหยัดน้ำมันสูง เพื่อสอนพนักงานขับขี่เกี่ยวกับผลที่ตามมาจากการขับรถโดยประมาทบนท้องถนน แบ่งปันความรู้ว่าการเร่งความเร็วอย่างรุนแรงหรือการเข้าโค้งกะทันหันเพียงครั้งเดียวอาจไม่เพียงแต่ทำให้เครื่องยนต์ของรถเสียหายเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อความปลอดภัยของคนเดินถนนอีกด้วย ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ตรวจสอบพฤติกรรมของผู้ขับขี่ที่มีประสิทธิภาพซึ่งให้ข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบการขับขี่ที่ขาดความเอาใจใส่และประมาทเลินเล่อ พร้อมด้วยบัตรคะแนนของผู้ขับขี่ที่ให้คะแนนผู้ขับขี่ตามทักษะการขับขี่ ขณะที่วางแผนกลยุทธ์ รักษาการมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (ลูกค้า ผู้ขนส่ง หรือผู้มีอำนาจสั่งการระดับสูง) ซึ่งอาจจะช่วยปรับปรุงกลยุทธ์ได้
การวางแผนสำหรับอนาคต เพื่อการรวมข้อมูลการจัดส่งสินค้าไว้ในศูนย์กลาง ซึ่งธุรกิจไม่สามารถทำได้โดยไม่มีซอฟต์แวร์การจัดการที่ครอบคลุมซึ่งจะทำการคำนวณและวิเคราะห์ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ กลยุทธ์การจัดการส่งสินค้าที่มีประสิทธิภาพ ถ้าขาดแรงจูงใจและขั้นตอนการดำเนินการร่วมกันอาจทำให้ธุรกิจของคุณไม่รู้ว่าเงินของคุณไปอยู่ที่ไหน เหตุใดลูกค้าของคุณจึงหงุดหงิด หรือเหตุใดการจัดส่งสินค้าจึงไม่สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างดี ดังนั้นจงทำให้ทุกอย่างถูกต้องและเริ่มดำเนินการตามกลยุทธ์ ขณะที่กำลังดำเนินการ อย่าลืมนำซอฟต์แวร์การบริหารจัดส่งสินค้าที่ปรับขนาดได้และใช้งานง่ายซึ่งติดตามทุกเหตุการณ์ของการดำเนินงานของงานจัดส่งสินค้ามาใช้ อาทิเช่น ระบบ MoveMax ยินดีเป็นพันธมิตรกับธุรกิจของคุณ และมาร่วมกันสร้างและดำเนินการสร้างฐานข้อมูลที่คุณสามารถติดตามการดำเนินงานส่งสินค้าของธุรกิจ ลดต้นทุน และลดค่าใช้จ่าย เพื่อให้เม็ดเงินกลับเข้าไปในงบประมาณของธุรกิจคุณกันเถอะ